Khủng hoảng truyền thông bất kì doanh nghiệp nào đều gặp phải, lên kế hoạch xử lý khủng hoảng truyền thông khéo léo, phù hợp là điều mà các doanh nghiệp cần chuẩn bị. Khi gặp khủng hoảng các nhà lãnh đạo nên làm ngay 5 điều sau:
5 Điều cần làm ngay khi khủng hoảng xảy ra.
Khi nhận thấy có dấu hiệu khủng hoảng. Doanh nghiệp cần phải triển khai ngay 5 công việc dưới đây. Để đảm bảo việc xử lý khủng hoảng truyền thông diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Duy trì luồng thông tin mở với báo chí và công chúng:
- Ban lãnh đạo của Doanh nghiệp nên triệu tập cuộc họp nội bộ gần như ngay lập tức, trực tiếp; Hoặc trực tuyến. Để kịp thời xác minh tính chất của vụ việc.
- Luôn giữ mối liên lạc với truyền thông. Đồng thời thông báo tới các bên liên quan càng sớm càng tốt. Vì chính sự mơ hồ và bí ẩn vây quanh khủng hoảng truyền thông . Sẽ càng khiến người ta nghi ngờ và thậm chí đặt ra câu hỏi: Hẳn Doanh nghiệp đang muốn giấu điều gì?
Những lời đồn thổi thiếu căn cứ đều có thể phát tán rộng và xa. Nhất là tron thời buổi Internet phát triển như hiện nay. Nó sẽ khiến cho việc sửa chữa hiểu lầm và đưa ra lời giải thích xác đáng càng khó về sau. Gây khó khăn đến quá trình xử lý khủng hoảng truyền thông.
Xác định một thông điệp nhất quán:
Khi khủng hoảng phát sinh, Doanh nghiệp cần phải nhanh chóng xác định ngay một thông điệp súc tích và nhất quán.
- Doanh nghiệp có thể có đưa ra rất nhiều lý giải cho sự việc vừa và đang diễn ra. Tuy nhiên cách tốt nhất là: Hãy xác định ngay trong danh sách đó đâu là lời giải thích rõ ràng, súc tích, thuyết phục nhất.
- Công chúng vốn đã trong tình trạng quá tải bởi những thông tin hàng ngày. Chính vì vậy, một thông điệp súc tích và nhất quán được đưa ra. Và luôn được sử dụng, lặp đi lặp lại với cường độ lớn. Chắc chắn sẽ là một “đường tắt” đi ngay tới tâm trí của công chúng và người tiêu dùng.
Trong trường hợp này, bí quyết để xử lý các vụ khủng hoảng truyền thông chính là: “Sự chuẩn bị”, chuẩn bị từ chiến lược. Sự thiết lập chiến lược thương hiệu từ ban đầu là nền tảng để: Xác định thông điệp nhất quán. Và nó cũng là thông điệp khách hàng gợi nhớ đầu tiên dù khách hàng bị quá tải thông tin.
Thành lập ban xử lý khủng hoảng truyền thông và người phát ngôn cho Doanh nghiệp:
Sau khi tất cả những công việc liên quan đến chiến lược xử lý được thông qua. Doanh nghiệp cần phải tiếp tục duy trì ban xử lý khủng hoảng truyền thông cốt cán. Để “túc trực”, đảm bảo việc hồi đáp với truyền thông và công chúng kịp thời.
- Sử dụng các công ty cung cấp dịch vụ theo dõi và thu thập truyền thông chuyên nghiệp. Đây sẽ là công cụ hỗ trợ hiệu quả và thiết yếu khi ứng phó với khủng hoảng.
- Trên hết, Doanh nghiệp cần phải lựa chọn người phát ngôn thương hiệu. Đảm bảo có đầy đủ năng lực, uy tín và trao quyền. Để có thể truyền đạt các thông điệp mạch lạc và chính xác nhất ra bên ngoài. Tránh việc gây nhiễu loạn thông tin trong chính nội bộ.
Đặt cảm nhận của công chúng là ưu tiên hàng đầu:
Đây là mối quan tâm quan trọng nhất khi xử lý khủng hoảng truyền thông.
- Khủng hoảng truyền thông là cuộc chiến của thương hiệu. Mà hoạt động xây dựng thương hiệu là trên cảm xúc.
- Khách hàng luôn mong đợi một lý do để có thể bỏ qua sai lầm của thương hiệu, Doanh nghiệp. Nên hãy cố gắng tìm ra định hướng chắc chắn. Nhưng tích cực và chân thành. Để có thể giành lại được sự tin tưởng của khách hàng.
Lên kế hoạch cho sự phục hồi sau khủng hoảng:
- Khủng hoảng của bạn sẽ phai nhạt dần đi. Dù là nhờ nỗ lực của chính công ty hay tự biến mất do bản tính của công chúng. Thì điều đó không có nghĩa là: Doanh nghiệp đã có thể thư giãn hay được nghỉ ngơi.
- Đội ngũ PR của Doanh nghiệp cần phải tiếp tục làm việc tích cực hơn nữa. Để có thể nhanh chóng giảm bớt ảnh hưởng của khủng hoảng. Đồng thời đảm bảo rằng: Những thông tin về khủng hoảng vừa qua không phải là điều đầu tiên nhắc nhớ tới thương hiệu.
Truyền thông là hoạt động duy trì liên tục. Giúp công ty định hình, xây dựng cảm nhận thương hiệu trong tâm trí người tiêu dùng. Đó cũng chính là nền tảng vững chắc để: Giải quyết những hiểu nhầm hay xử lý khủng hoảng truyền thông xảy ra.
Có thể thấy, khủng hoảng truyền thông không quá khó để giải quyết nếu bạn biết cách. Nên tốt nhất, hãy chuẩn bị cho mình những biện pháp phòng chống tốt. Bổ sung các kiến thức, kỹ năng qua các khóa đào tạo Huấn luyện xử lý khủng hoảng truyền thông nội bộ. Với những thông tin đó, chắc chắn Doanh nghiệp của bạn sẽ không còn lúng túng khi xử lý khủng hoảng truyền thông. Và đấu tranh bảo vệ thương hiệu của mình.
Nguồn pamarketing.vn
Khủng hoảng là gì? Nguyên tắc xử lý khủng hoảng truyền thông
Truyền thông Marketing là gì? Xây dựng chiến lược truyền thông hiệu quả
